Kto jest właścicielem danych multiagencji – Ty czy systemy przechowujące Twoje dane?

Kto jest właścicielem danych multiagencji – Ty czy systemy przechowujące Twoje dane?

23 listopada, 2020 Wyłącz przez Alicja Zawadzka

Kwestia własności danych jest skomplikowana. Multiagencja musi przede wszystkim upewnić się, że dostawcy danego oprogramowania, z którymi na co dzień współpracuje, rzeczywiście pozwalają jej na posiadanie oraz nadzorowanie wykorzystywania ich danych. Jest w tym przypadku kilka podstawowych elementów, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę przy wyborze dostawcy systemu zarządzającego multiagencją czy innej platformy, która ma docelowo przechowywać czy uzyskiwać dostęp do danych klientów.

Multiagencja powinna stać na straży danych klientów. W końcu są one jednym z ich najważniejszych zasobów. Tymczasem często agencje nie wiedzą nawet, że udostępniają dane czy je przekazują swoim dostawcom oprogramowania. Wiele agencji działających na rynku nie posiada technologicznych możliwości, aby faktycznie wykorzystywać te dane. To domena tylko największych multiagencji.

Co w przypadku odejścia? Czy dane multiagencji są powiązane z systemem?

Rzeczywista własność danych oznacza, że nie są one ograniczone, zamknięte w jednym systemie. Agencja musi mieć swobodę w zmianie systemów, jeśli uważa to za konieczne dla swojej działalności. Niestety wielu producentów oprogramowania nie pozwala agencjom na odejście. Są one blokowane długoterminowymi umowami. Tym samym uzyskanie kopii ich własnych danych jest kosztowne i zajmuje sporo czasu. Na myśl przychodzą w tym momencie wydarzenia sprzed lat, gdy to operatorzy telefonii komórkowych blokowali swoich klientów długimi umowami i nie pozwalali im na zabieranie ze sobą numerów telefonów w razie zmiany dostawcy. Jednak w końcu duży popyt ze strony klientów sprawił, że dostawcy telefonii komórkowych musieli stać się bardziej elastyczni w działaniu. Zaczęli pozwalać na przenoszenie numerów do innych operatorów. W przypadku dostawców systemów zarządzania powinno być podobnie.

Z całą pewnością multiagencje powinny zwrócić szczególną uwagę na dwie rzeczy. Trzeba na pewno wiedzieć z jak dużym wyprzedzeniem agencja musi wypowiedzieć umowę. Czasami producenci wymagają 60 lub nawet 90-dniowego powiadomienia o rozwiązaniu umowy. Ponadto należy sprawdzić, ile dany dostawca systemu pobiera opłat za udostępnienie kopii danych należących do agencji. Często są to dość duże kwoty.

Multiagencja a dane klientów

W danych multiagencji udziały ma kilka stron: klient, którego są to dane wrażliwe, sama multiagencja, sporządzające oferty polis towarzystwo ubezpieczeniowe oraz system zarządzania czy inne platformy przechowujące dane. Przed podpisaniem umowy z dostawcą warto wiedzieć, czy ma on prawo do udostępnienia, sprzedawania czy innego wykorzystywania danych agencji bez jej zgody.

Należy sprawdzić, co dana umowa agencji podpisana z dostawcą faktycznie zawiera. Agencje mają wielu dostawców i każda umowa powinna w sposób jasny określać, kto posiada jakie dane.

Czytaj również: Rozwój multiagencji ubezpieczeniowej – co warto wiedzieć?

Czy producent oprogramowania pozwala na integrację danych z innymi platformami?

Jeszcze innym, istotnym elementem własności danych jest możliwość połączenia danych klienta z innymi systemami pomagającymi w prowadzeniu multiagencji. Technologia zamknięta, a więc taka, która nie jest zintegrowana z innymi platformami, szkodzi niestety niezależnym agentom. Właściciele multiagencji muszą mieć bowiem dostęp do swoich danych. To na ich podstawie są w końcu podejmowanie najważniejsze decyzje.

Dostawcy usług zarządzania powinni w tym przypadku korzystać z integracji API. To prosty sposób na ułatwienie dostępu do danych klientów innym platformom. W praktyce wielu z nich na to rozwiązanie nie jest otwartych. Tymczasem potęga zebranych danych jest bardo duża.

Czy multiagencja potrzebuje w ogóle specjalnego oprogramowania?

Dane klientów to niezwykle cenny zasób każdej multiagencji. Nawiązując współpracę z określonymi dostawcami, należy sprawdzić ich rzetelność. Powinni oni zapewniać multiagencji swobodę posiadania i kontrolowania jej danych. Trzeba przy tym zdawać sobie sprawę, że nowoczesne technologie w znaczny sposób wspierają działania multiagencji. Dobrej klasy oprogramowanie jak KA System pozytywnie oddziałuje na jakość świadczonych usług. Pozwala na zautomatyzowanie procesu sprzedaży ubezpieczeń. Sprawia, że można obsługiwać większą liczbę klientów, bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.