Kserowanie dokumentów tożsamości przez agentów

Kserowanie dokumentów tożsamości przez agentów

9 maja, 2020 Wyłącz przez Krzysztof Polańczyk

Zmiany w przepisach

Praktyka polegająca na kserowaniu bądź skanowaniu dokumentów zawierających dane osobowe jeszcze do niedawna była powszechna w wielu branżach. Dokumenty powielano w wypożyczalniach sprzętów, bankach czy też agencjach ubezpieczeniowych co prowadziło do szeregu nadużyć i kradzieży. Rozwiązaniem tego problemu miały być nowe przepisy, które weszły w życie 12 lipca 2019 roku. Ustawa o dokumentach publicznych zawiera zapis, zgodnie z którym każdy, kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Nowe przepisy wzbudzają wiele kontrowersji, zwłaszcza w branży ubezpieczeniowej. Ze względu na dużą ilość wniosków i zapytań stanowisko w sprawie dopuszczalności dokonywania kserokopii dokumentów publicznych przez przedstawicieli zakładów ubezpieczeń, zdecydował się zająć Rzecznik Finansowy.

Powielanie dokumentów w procesie ofertowania i zawierania umów

Zdaniem Rzecznika Finansowego kserowanie dokumentów podczas kalkulacji składki i zawierania umów ubezpieczeniowych nie jest konieczne. Osoby wykonujące czynności agencyjne zobowiązani są do weryfikowania tożsamości klientów. Weryfikacja ta powinna odbywać się poprzez wgląd do dokumentów lub ewentualne dokonanie kopii jedynie tych danych, które są niezbędne, takich jak numer i seria dowodu osobistego, pesel, czy też miejsce zamieszkania.

Aplikacja mobilna dla agenta ubezpieczeniowego

Jeśli chodzi o dowód rejestracyjny pojazdu, informacje potrzebne do kalkulacji składki uzyskać można po zeskanowaniu kodu QR. Taką funkcjonalność oferuje między innymi aplikacja mobilna KA System. Według Rzecznika Finansowego kopie dokumentów publicznych można wykonywać wyłącznie wtedy, gdy inne możliwości uzyskania potrzebnych danych okażą się nieskuteczne. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z RODO, możliwe jest gromadzenie i wykorzystywanie jedynie tych danych, które są niezbędne do realizacji określonego celu. Zbyt daleko idące przetwarzanie danych może stanowić naruszenie praw konsumenta i stwarzać ryzyko ich wycieku.

Weryfikacja danych podczas wypłaty świadczeń

Nieco inaczej sytuacja wygląda w procesie wypłaty świadczeń z zawartych umów ubezpieczeniowych. W opinii Rzecznika Finansowego, jeśli przedstawiciel zakładu ubezpieczeń kserował dowód osobisty klienta na etapie zawierania polisy, nie ma potrzeby ponownego wykonywania tej samej czynności podczas wypłacania odszkodowania. Takie działanie jest bezprzedmiotowe i sprzeczne z obowiązującą zasadą minimalizacji danych. W sytuacji, gdy ubezpieczyciel nie posiada danych osoby uposażonej wnioskującej o wypłatę świadczenia, identyfikacja będzie konieczna i uzasadniona. Dołączenie kopii dowodu tożsamości będzie niezbędne również w przypadku składania wniosku roszczeniowego w formie elektronicznej. Należy podkreślić, że weryfikacja danych powinna nastąpić na etapie zgłaszania szkody, a nie podczas wypłaty świadczenia. Wstrzymanie wypłaty możliwe jest wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, takich jak podejrzenie prania brudnych pieniędzy bądź próby wyłudzenia świadczenia ubezpieczeniowego.